TIME-BLOCKING & FLOWTIME: ТЕХНИКИ ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ

Если вы хотите эффективно организовывать свою жизнь и управлять своим временем, вас, вероятно, привлекала система time-blocking (от англ. “to block” и “time” – “разделять время по блокам”). И не зря! Эта система может стать верным способом борьбы с многозадачностью, прокрастинацией и перфекционизмом.

Но что, если вы попробовали time-blocking, и техника просто не работает? Что ж, возможно, вы сделали какую-то из следующих семи ошибок. 

1. Вы не разграничиваете свои задачи от более приоритетной к менее приоритетной.

Чтобы time-blocking работала, задачи должны быть расставлены по приоритетам. Почему? Потому что концепция time-blocking заключается в том, чтобы помочь вам более эффективно управлять своим временем. И одна из самых больших потерь времени — решить, какая задача заслуживает вашего внимания в первую очередь.

Если вы определяете важные задачи в своем расписании, вы знаете, на каких из них вам нужно больше сосредоточиться. В общем и целом, рекомендуется планировать важные задачи на то время, когда вы наиболее продуктивны в течение дня.

Если все кажется важным, вот несколько стратегий, которые вы можете использовать для расстановки приоритетов в своем списке задач:

Решите, каковы ваши MITs (a Most Important Task; “Важнейшая задача”). Затем выберите максимум три дела, которые нужно сделать сегодня.

Создайте матрицу приоритетов. Вы распределяете все в своем списке по следующим четырем квадрантам: срочное и жизненно важное; необходимое, но не срочное; критическое, но не срочное; несрочное, и не необходимое.

Используйте метод ABCDE для оценки своих задач. Например, поставьте «А» рядом с самой важной задачей, «В» рядом с важной, «С» рядом с «возможно важной», «D» — делегировать и «Е» — рядом с несрочной/неважной.

Принцип Парето. Расставьте приоритеты среди нескольких видов деятельности, которые приносят наиболее значимые результаты, так называемое правило 80/20.

Стратегия двух списков Уоррена Баффета. Запишите свои 25 целей на эту неделю. Затем отметьте первую пятерку и не обращайте внимания на остальные.

2. Вы начинаете с составления списка дел в календаре.

После того, как вы определили свои приоритеты и составили хороший список дел, вам, вероятно, не терпится внести эти пункты в свой календарь. Теоретически это имеет смысл главным образом потому, что гарантирует, что вы не будете планировать что-то еще, помимо своих приоритетов.

Но на самом деле это не совсем рабочая схема.

 

Photo by Sarah Pflug from Burst 

Когда вы начинаете заполняете свой календарь, вы быстро понимаете, какая это катастрофа. Приходит осознание, что ничего не идет по плану, и вы не добираетесь и до половины вещей.

Вы чувствуете себя еще более разочарованным в себе, так как вам начинает казаться, что вы настолько несобранный, что не можете придерживаться составленного расписания. 

Вот в чем дело:

«ВАШ СОВЕРШЕННО ПОНЯТНЫЙ ПОДХОД ПРОСТО НЕ УЧИТЫВАЕТ ВСЕ ТО, ЧТО ВЫ ДОЛЖНЫ СДЕЛАТЬ».

Приготовление еды, поездки на работу, ответы на электронные письма или прогулки с собакой. Все это отнимает у нас время (а иногда и много времени). Если они не представлены в вашем календаре, ваш план не сработает.

Прежде чем вы рассортируете свой список дел по времени, вам сначала нужно определить, сколько времени вы можете уделить своим задачам. Только тогда вы сможете найти для них место в своем календаре, который действительно будет работать и исполнять роль вашего помощника.

3. Недооценка того, сколько времени займет та или иная задача.

Благодаря тому, что называется ошибкой планирования, мы ужасно оцениваем наше время. Например, вашим главным приоритетом на сегодня является написание отчета, необходимого для завтрашней встречи с инвесторами. Итак, вы предполагаете, что это займет у вас всего час. Но в итоге это займет у вас более 2 часов. Как следствие, это может испортить вам весь четко (как казалось на первый взгляд) спланированный день.

Более того, мы упрямы, когда дело касается времени. Допустим, пять лет назад, когда вы переехали в свой дом, вам потребовалось 30 минут, чтобы добраться до работы. За прошедшие годы площадь застройки увеличилась, что привело к увеличению пробок на дорогах, что означает, что ваша поездка на работу занимает около 45 минут. Если вы не приспособитесь к этому, вы будете опаздывать каждый день.

Вам не следует быть чрезмерно оптимистичными, пока не узнаете, сколько вы можете сделать за день. По мнению некоторых экспертов, задача должна занимать в два раза больше времени, чем вы ожидаете. Короче говоря, перерассчитайте, сколько времени это займет.

И время от времени отслеживайте сколько вы потратили минут/часов на выполнение той или иной задачи, чтобы получить более точную картину того, насколько вы продуктивны.

4. Переполненность вашего календаря.

Как бы вы ни старались, переход от одного занятия к другому не обязательно происходит мгновенно, когда приходит время.

Возможно, вам нужно убраться и организовать свое рабочее место, чтобы лучше сосредоточиться. Или вам, возможно, придется сходить в туалет или выгулять собаку. 

Кроме того, вам нужно время, чтобы подготовиться к встрече или поездке в другое место. Также, есть реальная вероятность того, что возникла чрезвычайная ситуация, из-за которой вы перетасовываете свое расписание.

Если ваш календарь забит блоками, это делает любой из вышеперечисленных сценариев стрессовым. И простое недооценивание своего времени в конечном счете приведет к тому, что ваш график выйдет из строя.

Решение? Поместите буферы (перерывы) между временными блоками ваших задач. Как минимум, это должны быть перерывы по 15 минут. Но вы также можете оставить пустыми более крупные блоки времени. Например, я выхожу из блока с часу дня. До двух часов дня мое расписание пусто. Я могу использовать это время, чтобы справиться с любыми неожиданными задачами или наверстать упущенное в менее важных списках дел. 

5. Строго придерживайтесь расписания перерывов.

 Хотя это может показаться очевидным, вы будете удивлены тем, как много людей пытаются работать в течение дня, не тратя время на отдых и перезарядку.

Как часто нужно делать передышку? Это зависит только от вас. «Лучшая» стратегия time-blocking для среднестатистического человека — работать 52 минуты, а затем отдыхать 17. Экспериментируйте с этим, пока не узнаете, как долго вы можете работать, прежде чем вам нужно будет перекусить, пообщаться с коллегой, пойти на прогулку или помедитировать.

6. Не делать день “переполненным”.

Чтобы наверстать упущенное в задачах, с которыми вы постоянно отстаете, выделите выходной день. Или, если хотите, можете выделить полдня. Что бы вы ни выбрали, желательно, чтобы это был день, когда вы наиболее отдохнувший и продуктивный.

Хотя все индивидуально, исследования показывают, что четверг и пятница, как правило, являются наименее продуктивными днями недели. Лично я к пятнице обычно вырубаюсь. Поэтому оставлять невыполненные задачи лучше на половину выходного дня, а не заполнять ими все перерывы и не работать сверх нормы, так как в сложившейся ситуации есть риск выгореть.

7. Вы расстраиваетесь каждый раз, когда вам нужно переделывать уже составленный график.

График time-blocking не должен быть высечен на камне. Вместо этого он должен служить руководством к тому, как вы должны проводить свое время. Опять же, в последнюю минуту всплывут вещи, которые собьют ваш график. Таким образом, вы можете перепланировать свои временные блоки по мере необходимости, а не паниковать по поводу этих изменений.

Кроме того, поскольку у всех нас разные биологические периоды продуктивности, основанные на циркадных ритмах, вам, возможно, придется повозиться с time-blocking системой. Например, если правило 52:17 является слишком строгим, вы можете выбрать альтернативу, такую ​​как метод flowtime (“flow” – поток, “time” – время). Но вместо того, чтобы расстраиваться по поводу и без, наберитесь терпения и сохраняйте спокойствие, пока не найдете стратегию time-blocking, которая лучше всего подходит именно вам.

 

Photo by Matthew Henry from Burst 

Что такое техника flowtime?

Говоря простыми словами, этот метод измеряет ваши продуктивные привычки и вашу концентрацию с помощью временной системы. Смысл в том, что в технике flowtime отдается предпочтение выполнению одной задачи, нежели многозадачности. 

Этот метод стал популярным как альтернатива “методу Помидора”, который состоит из фиксированного объема работы с последующими перерывами. Однако, несмотря на то, что многие считают “метод Помидора” очень эффективным, временные интервалы могут показаться ограничивающими и напряжными.

С Техникой flowtime вы не связаны этими временными ограничениями. Таким образом, вы можете оставаться сосредоточенным на одной задаче столько, сколько хотите, не отвлекаясь на таймер.

Преимущества техники Flowtime

Основное преимущество заключается в том, что вы можете использовать данные Flowtime, чтобы увидеть, сколько времени вы выделяете на различные задачи. Затем вы можете использовать эту информацию, чтобы оценить, сколько времени займут задания в будущем.

В результате это поможет вам лучше планировать свое время. Например, добавляя задачу в свой календарь, вы больше не переоцениваете или недооцениваете необходимый блок времени. Это может показаться не таким уж важным аспектом. Но последнее, что вам нужно, это опаздывать на встречу, потому что пункт списка дел занял больше времени, чем планировалось.

Еще один бонус? Flowtime улучшает однозадачность, а не многозадачность. Выбирая одну задачу и записывая ее, вы обязуетесь выполнять только эту задачу в промежутке между тем, когда вы начнете, и тем временем, когда вы решите остановиться.

Вы даже можете использовать его для выявления и устранения отвлекающих факторов, отмечая наиболее частые из них, с которыми вы сталкиваетесь в течение дня. Записывайте в блокнот или заметки сколько раз вы отвлеклись на телефонные звонки, текстовые сообщения, электронные письма или сообщения на вашем рабочем столе. 

И, наконец, используя данную технику необходимо делать перерывы. В чем отличие в сравнение с предыдущей техникой? Планировать перерывы не обязательно. Вместо этого вы делаете перерыв, когда это необходимо, а не потому, что сработал таймер.

Начало работы с техникой Flowtime

Хотите протестировать технику flowtime? Итак, вот несколько советов, с которых можно начать.

Установите таймер и работайте как можно дольше без остановки. Не напрягайте себя, пытаясь все время оставаться сосредоточенным. В целом, техника Flowtime длится от 10 до 90 минут. Но перерывы не нужны. Вы отдыхаете только тогда, когда вам нужно, например, если вы начинаете думать о своей папке «Входящие» или о том, что у вас сегодня на обед.

В зависимости от того, как долго вы были сосредоточены, вы можете вознаградить себя перерывом после завершения раунда продуктивной работы. Хотя вы можете выбрать продолжительность перерыва, лучше установить некоторые ограничения, чтобы перерывы не были слишком длинными.

Вам не обязательно следовать советам в точности, но вот несколько:

  • Сделайте 5-минутный перерыв, если вы работаете менее 25 минут.
  • Наслаждайтесь 8-минутным перерывом, если работаете 25-50 минут.
  • Если вы работали 50-90 минут, сделайте 10-минутный перерыв.
  • Более 90 минут работы? Наградите себя 15-минутным перерывом.

Не забудьте также сосредоточиться на самом важном. Вы можете лучше понять свои привычки концентрации внимания, записав, сколько времени вы потратили на продуктивные рабочие сессии. Если вы более сосредоточены в определенное время дня или на определенных задачах, возможно, в данные периоды вы сможете концентрироваться дольше.

Добавить комментарий